Onde o dado da Prumo mora, e quanto dele dá para usar

Quantos pacientes ativos a Prumo tem? Depende de quem responde

A pergunta mais simples do negócio tem mais de uma resposta. Medimos cada informação em três coisas: repetida, vazia e diferente entre dois lugares. O que segue diz onde o dado mora, quanto dele dá para usar e por onde arrumar primeiro.

Olhamos 5 informações em 6 lugares e fizemos 11 medições. 2 estão dentro da meta; 9, não. O plano tem 13 ações em 6 semanas e as mesmas medições são refeitas em 18 de dezembro de 2026.

Onde cada informação mora

Cada coluna é um lugar onde a Prumo guarda dado, com o nome de quem responde por ele. A célula destacada é o lugar que manda: quando dois lugares discordam, vale esse.

alguém grava aquirecebe cópiasó lêo lugar que manda, quando os outros discordam

Onde o dado pessoal está exposto

Não mexemos em prontuário. Aqui estão os lugares onde o acesso, e não o conteúdo, é o problema, e a ação que fecha cada um.

• planilhaPlanilha de guias de convênioA planilha está compartilhada por link: quem tiver o endereço abre, e ela traz nome, carteirinha e procedimento de cada paciente de convênio.Fecha com a ação 2, semana 1
• mensagemWhatsApp das recepçõesAs recepções usam aparelhos pessoais das funcionárias, e as fotos de carteirinha e de pedido médico ficam neles por tempo indeterminado.Fecha com a ação 6, semana 2
• papelFichas de papel do pilatesAs fichas trazem queixa e restrição de saúde de cada aluno e ficam num armário sem chave no estúdio.Fecha com a ação 13, semana 6

A mesma pergunta, respostas diferentes

Cada resposta vem de um lugar certo e de uma regra de contagem diferente. Nenhuma está errada; juntas, impedem a decisão.

Quanto do que está lá dentro dá para usar

Cada linha é uma medição: quantos registros estão ruins, de quantos, contra a meta que propusemos. Onde medimos por amostra, mostramos o intervalo, porque amostra não dá número exato.

Como ler a situação. Dentro da meta: o percentual de registros ruins é igual ou menor que a meta (em amostra, vale o limite de cima do intervalo de 95%). Perto da meta: passa dela, mas por menos que o dobro, ou a amostra não confirma. Longe da meta: mais que o dobro.

A base aguenta um painel de BI?

O painel lê as medidas marcadas na tabela. Uma informação só aguenta o painel quando todas as medidas que ele lê estão dentro da meta.

• Pacienteainda não

  0 de 2 medidas que o BI lê estão dentro da meta.

  • Paciente cadastrado mais de uma vez na agenda5,7%, meta até 2,0% · ação 7, semana 3
  • Paciente sem CPF na agenda18,0%, meta até 5,0% · ação 3, semana 2
• Atendimentoainda não

  1 de 3 medidas que o BI lê estão dentro da meta.

  • Atendimento fechado sem procedimento3,5%, meta até 1,0% · ação 4, semana 2
  • Atendimento de agosto que está só na agenda ou só no repasse6,3%, meta até 1,0% · ação 9, semana 4
• Guia de convênioainda não

  0 de 1 medida que o BI lê está dentro da meta.

  • Guia sem data de validade14,1%, meta até 2,0% · ação 8, semana 3
• Cobrançaainda não

  1 de 2 medidas que o BI lê estão dentro da meta.

  • Cobrança paga sem forma de pagamento1,2%, meta até 1,0% · ação 5, semana 2
• Pacote de aulas do pilatesainda não

  0 de 1 medida que o BI lê está dentro da meta.

  • Saldo de aulas diferente entre a ficha de papel e a agenda31,7%, meta até 3,0% · ação 12, semana 5

O painel lê 9 das medidas acima, e hoje 2 estão dentro da meta. Nenhuma informação aguenta o painel ainda.

O que pode dar errado, em ordem

Ordenados pela nota: chance vezes impacto. Cada risco aponta para a prova e para a ação que o trata.

1. 9de 9

   Pagar o profissional a mais ou a menos

   chance alta · impacto alta

   O repasse sai de uma planilha digitada, e atendimento que está num lugar e não no outro vira dinheiro pago errado. O profissional que perde confia menos no número da clínica.

   Prova: Atendimento de agosto que está só na agenda ou só no repasse; Atendimento fechado sem procedimento. Tratado por: ação 4, ação 9.

2. 6de 9

   A guia vencer sem ninguém perceber

   chance média · impacto alta

   Sem validade na planilha, o atendimento é feito com guia vencida e o convênio recusa o pagamento depois. A glosa chega semanas depois do atendimento.

   Prova: Guia sem data de validade; Número da guia diferente entre a planilha e a agenda. Tratado por: ação 8, ação 11.

3. 6de 9

   Dado de saúde fora de controle

   chance média · impacto alta

   Carteirinha, pedido médico e queixa de saúde estão em aparelho pessoal, em planilha de link aberto e em papel sem chave. Um celular perdido ou um link repassado basta para virar problema com o paciente.

   Visto em visita às recepções e ao estúdio, e na configuração de compartilhamento da planilha, em 23 de setembro de 2026. Tratado por: ação 2, ação 6, ação 13.

4. 6de 9

   O painel mostrar um número bonito e errado

   chance alta · impacto média

   Com paciente repetido e sem CPF, qualquer contagem de ativos, retorno ou ticket por paciente sai inflada ou partida. É a razão de o BI esperar.

   Prova: Paciente cadastrado mais de uma vez na agenda; Paciente sem CPF na agenda. Tratado por: ação 3, ação 7.

5. 4de 9

   Aula dada e não cobrada, ou cobrada e não dada

   chance média · impacto média

   O saldo do pacote existe em mais de um lugar, e a amostra de fichas conferidas mostra que a ficha de papel e a agenda não batem.

   Prova: Saldo de aulas diferente entre a ficha de papel e a agenda. Tratado por: ação 12.

6. 4de 9

   Só uma pessoa saber como a planilha funciona

   chance média · impacto média

   A fórmula que calcula a validade da guia está num arquivo que só o faturamento edita. Férias ou saída dela param a cobrança de convênio, e a regra se perde.

   Dito pelo faturamento e confirmado pela diretora na conversa de 23 de setembro de 2026. Tratado por: ação 1.

O plano, na ordem em que anda

Cada ação tem um dono, a semana em que começa e a medida que ela mexe, com o valor que deve ter depois dela.

18 de dezembro de 2026: as mesmas 11 medições, com os mesmos critérios. A tabela de medidas é a régua do antes e do depois: o que passar da meta continua à vista, e o que estiver dentro sai do plano.

O que este diagnóstico não faz

• Não abre prontuário. Medimos se o campo está preenchido e se bate entre dois lugares, não o que o profissional escreveu.
• Não propõe sistema novo. Tudo aqui se resolve nos sistemas e planilhas que a Prumo já usa.
• Não promete conformidade com a LGPD. Apontamos onde o dado pessoal está exposto e o que fecha a exposição; a conformidade é decisão da Prumo, com assessoria jurídica.

1. A Larissa aprova a ordem do plano ou troca a ordem. A primeira ação não depende de nenhuma outra.
2. Cada dono confirma a semana em que começa.
3. Refazemos as mesmas medições, com os mesmos critérios, na data de remedição. O BI volta à pauta quando as medidas que ele lê estiverem dentro da meta.